Berikut ini adalah beberapa tips sebelum anda mengambil keputusan untuk menggunakan software akuntansi bagi usaha / perusahaan anda.
- Mengetahui manfaat yang akan didapatkan
Saat anda mengambil keputusan berkorban untuk memiliki software akuntansi, maka anda perlu mempertimbangkan menfaat yang akan anda dapatkan. Jangan sampai anda salah mengambil keputusan yang dapat berakibat fatal bagi usaha / perusahaan anda.
Jika harga yang dibayar sepadan dengan manfaat yang akan didapatkan, maka pemilik perusahaan akan mengambil keputusan untuk menggunakan software.
Manfaat yang dapat anda peroleh saat menggunakan software akuntansi :
- Menyajikan laporan keuangan dengan cepat, tepat, dan informatif yang bermanfaat bagi pengambilan keputusan oleh pihak manajemen
- Meminimalkan besarnya piutang tidak tertagih dengan fitur kredit limit customer
- Mengetahui stok / persediaan, disertai system remainder (Pengingat)
- Mengetahui profit margin setiap barang baik dalam nilai rupiah maupun presentase
- Mengetahui besarnya penjualan dari setiap divisi beserta laba / ruginya
- Data tidak hilang / rusak saat listrik padam tiba-tiba
- Faktur penjualan , Faktur pajak , dan Surat Jalan dapat di kostumisasi dan langsung di cetak
Hal diatas hanyalah sebagian kecil kemudahan yang akan anda dapatkan saat menggunakan software akuntansi. Jadi, bagi anda yang belum menggunakan software akuntansi, semoga informasi ini dapat menjadi bahan pertimbangan bagi anda.
- Jenis software akuntansi yang sesuai
Jika perusahaan anda bergerak di bidang yang umum, kemungkinan besar anda dapat menggunakan “Software Paket” (Software yang dibuat untuk kebutuhan umum, dapat digunakan untuk perusahaan yang memiliki kebutuhan yang kurang lebih sama) .
Namun jika perusahaan anda bergerak di bidang yang khusus dengan transaksi yang rumit, maka software yang anda butuhkan sulit didapatkan di pasaran, bahkan mungkin anda membutuhkan “software tailor made” (Software yang dibuat khusus sesuai dengan kebutuhan klien, yang membutuhkan biaya cukup besar dan waktu cukup lama untuk membuatnya )
- Bagaimana dengan harganya ??
Mungkin “biaya” adalah hal terutama yang menjadi bahan pertimbangan anda untuk mengambil keputusan menggunakan software. Mengapa kami memilih bergerak di “software paket”? karena kelebihan dari software paket adalah harganya relatif lebih murah dan dapat digunakan oleh perusahaan pada umumnya di Indonesia
Berbeda dengan “tailor made software” yang harganya relatif lebih mahal dan pembuatannya memerlukan waktu yang cukup lama, karena software disesuaikan dengan permintaan klien. Tailor made software biasanya digunakan oleh perusahaan besar yang menggunakan system khusus atau memiliki keunikan tersendiri disbanding dengan perusahaan pada umumnya.
- Pastikan software akuntansi tersebut adalah pilihan yang tepat
Jangan sampai anda keliru dalam mengambil keputusan, pilihlah software yang sesuai dengan kebutuhan anda. Jika perusahaan anda adalah perusahaan yang masih sederhana, jangan mengambil keputusan untuk menggunakan software yang terlalu canggih yang pada akhirnya banyak fitur yang tidak terpakai, padahal anda sudah mengeluarkan biaya yang cukup besar.
Begitu juga sebaliknya, jika perusahaan anda merupakan perusahaan yang besar, jangan mengambil keputusan untuk menggunakan software yang terlalu sederhana yang pada akhirnya software tersebut tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan anda.
Yang menjadi pertanyaan saat ini adalah
“Bagaimana saya dapat memastikan bahwa software yang saya pilih adalah pilihan yang tepat?”
Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat anda lakukan :
- Lakukan tatap muka dengan pihak supplier software, undang mereka untuk datang ke kantor anda dan memberikan demo product
- Sampaikan kebutuhan atau masalah yang sedang dialami perusahaan anda
- Minta jawaban atau solusi yang dapat diberikan
- Perhatikan layanan purna jual yang diberikan after sales, misalnya : Garansi, bantuan teknis, dan lainnya
- Lebih baik lagi jika disertakan surat
- Persiapan Sebelum Installasi Software
Beberapa hal yang perlu disiapkan sebelum software di install, diantaranya :
- Sumber daya manusia, biasanya sumber daya manusia ini bervariasi (akunting, marketing, IT)
- Hardware : Komputer server , Komputer klien , dan RAM
- Data yang akan dimasukan ke dalam program
- Setelah Melakukan Instalasi Software
Bila anda membeli software paket beserta traning program (implementasi), maka langkah selanjutnya adalah melakukan traning program. Efisienkan waktu dan manfaatkan traning dengan efektif, tanyakan hal-hal yang masih belum dimengerti. Pastikan software dapat “running” minimal dalam kurun waktu 3 bulan.
Demikian tips dan trik sebelum anda mengambil keputusan untuk menggunakan software akuntansi pada perusahaan anda.
Jika anda membutuhkan progam Excellent, presentasi (demo software), training dan implementasi silahkan menghubungi saya:
Supandi
Telp : 021-5308617 / 70404100
Fax : 021-5308619
Sms : 083877177119
BBM : 274134C7
E-mail : marketing@asc-intl.com
